Att tänka på vid kontorsflytt

Skall ni flytta kontoret till nya lokaler? Då är det viktigt att börja i tid och planera så allt hinns med. Det finns en del saker att tänka på vid en kontorsflytt som skiljer sig från en vanlig flytt. Vi sammanfattar vad du behöver veta och ha i åtanke vid en kontorsflytt.

Förbered flytten noga

För att en flytt skall gå smidigt som möjligt är det viktigt att börja i tid. Berätta så snart som möjligt om flytten för dina anställda och utse ansvariga för olika områden av flytten. En person kan till exempel vara ansvarig för att packa pärmar och annat administrativt material, en annan kan ansvara för att säga upp eller förnya avtal på el, it och säkerhet. Delegera uppgifterna som behöver göras. Nedan följer en lista som du kan använda:

  • Packa och märka upp pärmar och annat som tillhör kontoret. Detta är väldigt viktigt då det också påverkar hur snabbt ni kan komma igång med verksamheten igen efter flytten
  • Se över avtal såsom el, internet, försäkringar och säkerhet.
  • Adressändra och beställ nya trycksaker med den nya adressen, se över hemsida och liknande där adressen till kontoret står. Informera era kunder om att ni skall flytta.
  • Möbler och inredning. Ta beslut gällande kontorets möblemang. Ska de följa med till det nya kontoret? Om inte kan ni ge dem till välgörenhet och beställa nya.
  • Tunghantering Beställ och ansvara för tunghantering av kassaskåp eller liknande tunga saker.
  • Flytthjälp och flyttstäd kommer också behövas.

Kom i ordning efter flytten

När man gjort en kontorsflytt kan det vara bra att förbereda sig på att verksamheten kan halta i några dagar innan den kommer igång igen. Datorer skall kopplas in och mycket skall ställas i ordning. Det kan vara bra att de anställda får fokusera på detta i några dagar så att det blir riktigt gjort istället för att försöka återgå direkt till verksamheten. Om man inte tar sig tid att packa upp ordentligt kan det bli oreda vilket på sikt kommer sakta ner er produktivitet och leda till fortsatt förvirring.

Säkerhet på den nya arbetsplatsen

Glöm inte brandsäkerheten och säkerheten på den nya arbetsplatsen. Se till att alla anställda är välinformerade om vart nödutgångar finns och vad ni ska ha för uppsamlingsplats. Ibland kan de uppstå en viss osäkerhet kring den här typen av frågor efter en flytt så det är viktigt att kunna ge besked direkt efter flytten och att göra en brandövning så snart tillfälle ges.

Kontrollera även att alla anställda kan med nya larmsystem och andra säkerhetsrutiner som finns på er nya arbetsplats.

21 jun 2022

 

Välkommen till Lokal & Företagande Bloggen

Du har hittat till vår blogg för dig som vill ha tips kring letande av lokaler, hyresvärdar, fastighetsägare och företagande. Vi hoppas på att kunna bjuda dig på intressanta och välinformerade blogginlägg som hjälper dig i letandet av nya lokaler och annat som kan röra ditt företagande.